Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

зборами  суддів

Володарсько-Волинського районного суду

Житомирської області

від 31 березня  2025 року №3

Засади використання автоматизованої системи документообігу

 Володарсько-Волинського районного  суду  Житомирської області

            1.Засади використання  автоматизованої системи документообігу Володарсько-Волинського районного суду Житомирської області (далі – Засади) визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

           2.Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів,  раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов'язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, надання методичної допомоги, здійснення адміністративних повноважень тощо). Інші питання, що стосуються здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

          3.Розподіл справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або  розгляду у вихідні дні, здійснюється згідно з графіком чергувань суддів, затвердженого наказом голови суду, одразу після реєстрації відповідної судової справи.  У разі відсутності чергового слідчого судді (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, навчання) розподіл справ, які підлягають розгляду у вихідні дні, здійснюється наступним слідчим суддею, визначеного графіком чергування суддів, затвердженого наказом голови суду.

         4.Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

         5.Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді. Справи, що підлягають негайному розгляду, передаються невідкладно.

         6.Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює головний спеціаліст (технічний адміністратор) перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

 - відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «відпустка», «відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду про відрядження чи надання відпустки судді;

 - відмітка «нарадча кімната» та зняття цієї відмітки проводиться за резолюцією керівника апарату на доповідних записках секретаря судового засідання  про початок та закінчення строку перебування судді у нарадчій кімнаті. Доповідні записки (відповідно до журналу судового засідання) невідкладно передаються працівнику канцелярії суду, відповідальному за реєстрацію вхідної кореспонденції, який в свою чергу невідкладно передає її  головному спеціалісту (технічному адміністратору) для внесення відповідних даних до автоматизованої системи;

- відмітка «тимчасова непрацездатність» проводиться в перший день непрацездатності на підставі усного повідомлення судді   керівнику апарату суду, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.

        7. Коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи:

- суддя/головуючий - 1;

-  учасник колегії - 0,7   

        8.Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

-за сім робочих днів  до початку відпустки, якщо її тривалість становить  чотирнадцять і більше календарних днів;

-за три робочих днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить від двох до тринадцяти  календарних днів;

- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить  один  календарний день

- у разі перебування судді у нарадчій кімнаті більше 8 годин.

         9.Кримінальні провадження відносно обвинувачення неповнолітніх осіб розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддів Володарсько-Волинського районного суду Житомирської області для розгляду таких справ.

         10.Кримінальні справи, що розглядаються слідчими суддями, розподіляються автоматизованою системою між слідчими суддями,  визначеними зборами суддів Володарсько-Волинського районного суду Житомирської області для розгляду таких справ.

         Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах

Клопотання про дозвіл на затримання з метою приводу підлягають передачі раніше визначеному складу суду, у провадженні якого перебуває клопотання про застосування запобіжного заходу або про зміну запобіжного заходу на інший.

Скарги на незаконне затримання особи, які надходять у день надходження клопотань відносно тієї ж особи про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, передаються раніше визначеному слідчому судді, якому передано для розгляду клопотання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою.

         11. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання, комп’ютерних програм або настання інших обставин, що об’єктивно унеможливлюють роботу автоматизованої системи та проведення автоматизованого розподілу фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Судові справи у цей період не розподіляються за виключенням випадків, передбачених пунктом 12 цього розділу Засад.

Про відновлення працездатності автоматизованої системи складається відповідний акт.

         12. У разі, якщо строки розгляду судової справи вимагають провести такий розгляд під час дії обставин, визначених пунктом 11 цього розділу Засад, керівник апарату суду (особа, яка виконує його обов’язки) здійснює неавтоматизоване визначення складу суду для розгляду судової справи з урахуванням спеціалізації та рівномірного навантаження для кожного судді, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження судової справи.

Аналогічний порядок розподілу справ здійснюється щодо всіх судових справ, якщо обставини, зазначені у пункті 11 цього розділу, тривають понад п’ять робочих днів.

        13. Розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) про неавтоматизоване визначення складу суду в тому числі має містити наступні відомості:

1) вид розподілу (первісний; заміна судді; повторний розподіл судової справи; повернення (передача) судової справи раніше визначеному судді, колегії суддів);

2) підстава неавтоматизованого визначення складу суду, обґрунтування його проведення;

3) категорія  судової справи та коефіцієнт її складності;

4) реквізити документу, що став підставою здійснення розподілу (визначення, заміни), в тому числі прізвище, ім’я, по батькові та посада автора цього документу;

5) ім’я (найменування) учасників судової справи;

6) перелік повного списку суддів (прізвища, імена та по батькові) відповідного суду, з визначенням тих, які не ввійшли до списку суддів для здійснення розподілу (визначення, заміни) та зазначенням відповідної причини щодо кожного з них;

7) список суддів для здійснення цього розподілу (визначення, заміни);

8) прізвище, ім’я та по батькові обраного судді (під час вирішення питання про відвід, самовідвід),судді-доповідача, слідчого судді, запасного судді, суддів колегії та мотиви, якими керувався керівник апарату при їх обранні або прізвище, ім’я та по батькові судді - доповідача в раніше визначеній колегії чи слідчого судді (у разі передачі судової справи раніше визначеному судді);

9) підстави передачі справи (тільки для передачі судової справи раніше визначеному судді);

10) дата та час його підписання керівником апарату.

       14.Автоматизований розподіл судових справ відновлюється невідкладно після налагодження роботи АСДС. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, що перешкоджали проведенню автоматизованого розподілу, до АСДС вносяться у хронологічному порядку реєстраційні картки та електронні копії всіх паперових розпоряджень керівника апарату про проведення неавтоматизованого розподілу кожної окремої судової справи.

       15.Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

       16.У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.